Condividete e moltiplicatevi

Quinto appuntamento con le nostre riflessioni sulla gestione delle Associazioni sportive. Nel primo articolo, If you build it, he will come, abbiamo visto che il primo passo per riorganizzare la struttura è definire se stessi con meno approssimazione possibile. Abbiamo dedicato il secondo articolo, OK, serve un piano, alla disanima delle domande che possono aiutarci a mettere a punto strategie efficaci. Il terzo, YMCA, riassumeva i principali elementi di una visione strategica, mentre l’ultimo, Faccio buon prezzo signò, entrava più in concreto nella prassi con cui rilanciare le nostre associazioni.

Dobbiamo fornire sport e socialità, dobbiamo intercettare dei bisogni, dobbiamo mostrarci credibili, dobbiamo renderci efficienti, dobbiamo contare su un team competente e coeso, dobbiamo costruire una community convinta e fidelizzata, dobbiamo essere ben organizzati. Gestire la società con persone qualificate e strumenti moderni è in effetti la chiave per guardare al futuro: lo Sport è parte del tessuto sociale e come tale ha subito e subisce (così come contribuisce al) le trasformazioni che il mondo contemporaneo sforna velocemente e senza tregua. Pensare di mandare avanti la propria associazione con i criteri in uso anche soltanto cinque anni fa equivale nella maggior parte dei casi a condannarla a percorrere un vicolo cieco.

Per dirla in aziendese, tutto il nostro team deve contribuire al project management dividendo compiti e obiettivi in task. Un gruppo di lavoro, a maggior ragione se animato più dalla passione volontaristica che dal guinzaglio dello stipendio, deve necessariamente procedere coordinato, in modo condiviso e tracciabile. La gestione delle attività di progetto è uno dei passaggi fondamentali se vogliamo passare da “abbiamo sempre fatto così” a una vera organizzazione produttiva (e soddisfacente per tutti) del lavoro. Stiamo accompagnando la nostra associazione nel mondo contemporaneo: prepariamoci ad affrontare compiti sempre più complessi e multi-tasking. Dimentichiamoci di ricorrere a soluzioni semplici ed essenziali, al vecchio foglietto Excel, che tra l’altro negli anni ha progressivamente raggiunto anch’esso funzionalità molto complesse, al compianto ognuno per sé e il Presidente per tutti.

Obiettivi – analisi – strategie – strumenti – compiti – azione – risultati.
Gruppi di lavoro, business intelligence.

Nel nostro specifico, business intelligence vuol dire essere in grado di operare, con flussi ciclici finalizzati agli obiettivi, come abbiamo visto negli articoli precedenti, in modo tale da raccogliere in corso d’opera tutte le informazioni utili ai nostri progetti e alle nostre strategie e farle circolare presso tutti i gruppi di lavoro. Scopriremo una inaspettata efficienza, una partecipazione e un livello di soddisfazione personale da parte di tutto il team, una nuova capacità decisionale e soprattutto una dote che prima pensavamo a disposizione di pochi: saremo, tutti insieme, molto più predittivi.
Svolgere il proprio compito, esplorare i dati, condividere i risultati.
Qui a fianco alcuni risultati della ricerca “task management“, ovvero alcuni degli strumenti online che potrete utilizzare senza troppa fatica.

Noi usiamo Trello, ma le soluzioni per integrare progetti e gruppi di lavoro sono molte, dal to-do list al task management fino al project management per gestire situazioni più complesse. Un software per condividere i vostri progetti e per integrare il lavoro di tutti sarà molto utile al team e permetterà di aprire alla platea di soci strumenti, incarichi e informazioni che svilupperanno molte idee e collaborazioni interne che forse non avevamo mai sperimentato.
Generalmente i software di gestione dei task basati sul sistema Kanban (termine giapponese che fa riferimento alla sua origine toyotista, ovvero il sistema produttivo sviluppato nel dopoguerra da Toyota che ha soppiantato il fordismo e la catena di montaggio) hanno un’interfaccia intuitiva e possono essere utilizzati da chiunque, con una rapida fase di apprendimento. Possiamo dividere le aree di intervento (o i temi strategici) creando una bacheca per ogni contenuto e assegnando ad essa un team. Ogni bacheca ha un’origine, un’ipotetica linea, alla quale appendere le nostre liste, che possono visualizzare una timeline, un workflow o un qualsiasi criterio con cui definire idee o informazioni. Alle liste vanno associate le relative schede, che contengono i dati e tengono traccia delle conversazioni sviluppate attorno al tema.
Possiamo creare bacheche dedicate alla to-do list (Andrea – Francesco – Lusiano ecc.), al workflow (da sviluppare – in corso – da monitorare – concluso), alle matrici strategiche (punti forti – punti deboli – opportunità – rischi ecc.), all’organizzazione interna (B2 – C1 – C2 – D1 in cui i partecipanti alle schede/squadre si assegnano i compiti da svolgere, come prenotare i viaggi o valutare i giocatori titolari per un incontro).
I compiti da svolgere in una società sportiva sono molti ed eterogenei: classifichiamoli per aree di intervento, dividiamoli in task, assegniamo loro i contenuti strategici predisposti e guardiamoci intorno: forse in mezzo a noi c’è più gente del previsto disposta a collaborare, se messi di fronte a incarichi chiari, adeguati, e soprattutto collocati in una prospettiva di successo.

Fino a pochi anni fa il modello industriale era disposto linearmente (pipeline) e contava essenzialmente sulle risorse interne, oggi si parla di piattaforma (platform business) aperta su entrambi i lati (produzione/consumo), in grado di creare nuovi spazi di connessione e condivisione, con un’efficienza e un potere moltiplicati dall’effetto network, che riconfigura profondamente tutto il processo di creazione del valore, nel quale il cliente/utente riveste un ruolo completamente diverso, fino ad essere lui stesso il principale produttore dei beni utilizzati (Facebook, Amazon, Airbnb, Huber, ecc.).

Nel prossimo articolo ci occuperemo di marketing, una risorsa importante ma soprattutto un ambito dove nulla accade per caso.

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